干货 | 客户要来验厂了，怎么办？
外贸验厂三种类型
外贸验厂大致分两种：质量验厂和人权验厂。"911事件"之后出现了反恐验厂，当然这个数量相对比较少。验厂过程复杂，涉及面广，稍有差错便前功尽弃。
1
质量验厂
通过对工厂整体的评估来判定一家工厂质量控制的能力。国外买家意识到测试和验货是远远不够的，必须了解整个工厂的情况，并确保工厂有一套行之有效的体系和硬件，才能确保生产出高质量的产品。
2
人权验厂
即社会责任审核，要求供货商依照企业行为准则执行。人权验厂又分为企业社会责任规范认证和客户方标准审核。人权验厂源自两个原因，一是国外人权运动的兴起和大量非政府组织的参与，二是国外的买家也逐渐意识到，一家合格供应商不仅仅要能生产出质量好的产品，还必须有一套合理的做法来确保生产的持续性和稳定性。
3
反恐验厂
出现在"911事件"之后，美国政府要求所有出口到美国的工厂必须通过反恐验厂，主要是要求工厂在反恐上加大投入，比如加高围墙、安装摄像头、加强对入职员工的背景调查等等。
外贸客户验厂流程是怎样的
验厂流程一般包括首次会议、现场检查、文件审核、工人面谈以及管理者代表面谈、末次会议六个环节。那么在每一个验厂流程环节需要注意哪些内容呢？每一个验厂流程环节中会涉及哪些部门的人员呢？
一、验厂流程之首次会议要点
审核员进入工厂后，首先要召开一次简短的会议。首次会议需要工厂厂长以及负责生产、人事、工资和安全方面的主管和经理参加，如果有可能还会邀请工会代表参加。首次会议的目的在于了解工厂的基本情况，例如厂房、仓库和宿舍的分布情况，介绍验厂的目的、方法和时间安排，提出需要审核的文件资料清单，解释工人面谈的方法和要求，回答工厂代表提出的问题等。
二、验厂流程之现场检查要点
首次会议后，审核员根据分工进行现场检查。现场检查的范围包括生产车间、仓库、宿舍、食堂、厕所、门卫及医务室等，主要关注工厂是否雇用童工或强迫劳动，安全、消防及环保状况，以及工厂生产运作情况。有些客户验厂时，还要拍照存档。 审核员一般会在工人就餐时间检查工人食堂，在工人午休时间检查工人宿舍，以了解更多的真实情况。
三、验厂流程之文件审核要点
文件审核是客户验厂的一个重点。重要的文件记录包括工厂简介、营业执照、员工守册、厂规厂纪、招工登记资料、劳动合同、工时记录、工资制度、工资表、福利政策、安全制度、培训记录、会议记录、安全检查和演习记录等。一般客户都要检查全部的人事资料，至少一年内的工时及工资记录。审核员通过核算工时工资记录的完整性和正确性，确定工资福利是否符合法律要求。文件审核还可以作为评估一个工厂的整体管理水平的依据。
四、验厂流程之工人面谈要点
工人面谈是大多数客户验厂的必经程序，往往要求将工人面谈在工厂外或者非工作时间进行。工人面谈是审核员和工人代表的单独谈话，旨在了解工人的看法和体会，了解工厂的管理制度和运作情况，以便审核结果更加真实和完整。工人面谈一般以小组或者一对一的形式进行，不邀请工人管理者代表参加。工人代表一般由审核员亲自挑选，而不是由工人指派。
五、验厂流程之管理者代表面谈要点
在整个验厂过程中，工厂管理者代表都应配合审核员进行，审核员会随时就有关的问题向管理者代表咨询和核实，以便了解工厂的运作情况。有时，审核员还会安排与管理者代表进行单独面谈，确认工厂的政策和做法。
六、验厂流程之末次会议要点
客户验厂的最后一个程序是末次会议，也有少数客户不安排末次会议。在末次会议前，审核员会汇总审核过程中收集的资料，整理出一份审核结果。末次会议主要是向工厂代表通报审核结果，指出不合格项及法规、标准要求，回答厂方提出的疑问。
验厂的准备和应对
一、前期准备
1. 尽早向客户要Audit的check list（验厂清单）。
最好在客户来公司Audit前一个月拿到，发给品质部门，让他们完成自我评价（Self-assessment）。
注意：自己必须先弄清楚客户的要求，如是否需要递交Evidence？是否必须英文版本？要求的完成日期？准确地传递给品质部门，并及时跟进。
2. 尽早向客户要他们的行程安排（Agenda），制作成公司内部Agenda，发给各相关人员。需要跟各相关人员确认以下事宜：
2.1 到时候用谁的电脑？
2.2 哪些人参加？
2.3 谁当主持? 谁讲解公司介绍等等？
2.4 参观工厂时哪些人必须陪同及参观路线？（参观时间尽量安排在工作时间，如需延后，提前通知行政部、生产部）
2.5 哪些人陪客户用餐？
2.6 去哪里用餐？
二、验厂前一周的准备
1. 与行政部共同制定详细的接待方案
1.1 车接送
A. 从机场接客户：提供客户航班信息给行政部，制作接机牌。驾驶员联系方式，接机用车车牌号。
B. 往返酒店与公司：酒店名称与地址，驾驶员联系方式及车牌号，早上酒店大厅集合时间。
C. 往返饭店与公司：饭店名称与地址，驾驶员联系方式及车牌号。
D. 送客户到机场：提供客户航班信息给行政部，安排合理的时间送客户去机场。驾驶员联系方式及车牌号。
1.2 安排客户食宿
A. 酒店住宿预订。需告知客户酒店名称、地址、电话、费用，提供预订确认单。（如果客户来访时间恰逢当地地方盛事，如各类展会会，酒店预订会很紧张，要在客户确认行程后就预订酒店。）
B. 午餐及晚宴，提前领导确认好，并预订。最好了解一下客户所在国家的饮食习惯
1.3 其他：制作桌牌、提供滚动欢迎词给行政部、准备纪念品，准备小礼品
2. 与品质部技术部共同探讨客户可能会提到的问题
针对客户已采购、或已经送样品的产品，和技术、品质相关人员讨论有哪些需要注意的问题。如：
①. 目前有哪些量产，送样品，项目前期开发阶段的问题
②. 之前如果发生过投诉，现在是否已经改进？
③. 客户是否提出过特殊要求？
④. 客户参观工厂时，哪些是重点，哪些不需要看，哪些不能看？
⑤. 客户可能会提出哪些问题，如何应答？
⑥. 现场文件、SOP的检查。
三、验厂前一天的准备
1. 着装
通知参加会议的人员明天正装出席，男士穿西服打领带，女士穿西服套装。
2. 招待用品
通知行政部准备好明天用的茶，咖啡，水果，点心，湿巾等等。
3. 5S
通知各部门彻底做好5S工作，以干净整洁的工作环境迎接客户的到来。如有必要，在客户来的当天早晨再做一次5S。
4. 场地布置
调试投影仪,调试欢迎词、放置桌牌、放置Agenda。
四、验厂进行时
1. 通知
通知各相关人员在会议室提前集合，带上名片。不能比客户后到会议室。通知行政部做好拍照准备工作。
2. 接待
向驾驶员了解客户是否已经从酒店出发，大概几点几分到公司，通知保安提前打开公司的大门，安排领导及相关人员在楼下大厅迎接客户，带领客户到会议室。
3. 交换名片
公司人员依次走到客户面前，问好，交换名片，自我介绍。
4. 听公司介绍
认真听双方的公司介绍,做笔记。有问题要记录下来。
5. 工厂参观前的准备
根据客户的身材，在参观前准备好参观服，帽子，口罩。
6. 工厂参观
按照之前设计好的路线，带领客户参观工厂。客户有问题要记录下来。
7. Audit
客户会根据之前发给我们的checklist，一条一条的审计。
8. 就餐
8.1 临近就餐时间，结合Audit的进度，安排司机在楼下等候接客户与公司人员去餐厅用餐。
8.2 如果是在公司就餐，必须提前一天通知行政部准备饭菜。
8.3 可以提前一天去点菜，也可以就餐前1小时提前去点菜，也可以现场点菜。点酒水前要询问客户要喝什么。
8.4 用餐前，询问客户需要刀和叉。
8.5 用餐时，不要光顾着吃，要多于客户交流，倒饮料酒水。
8.6 随时观察用餐进度，通知司机在用餐接快近尾声时在餐厅门口等候。
9. 合影留念
一般会选在吃完饭回来或者客户临走前，地点一般在楼下大厅。根据需要，提前通知相关人员在楼下大厅集合。
10. 赠送小礼品
一般会选在工厂参观完回来或者客户临走前。提前把纪念品小礼品给领导，由领导赠送给客户。
五、Audit后的follow-up
Audit结束后，客户会根据验厂结果会打分，提出公司需整改改进之处。
品质部根据客户的整改要求，进行整改，提供更多的证据，完善checklist。要跟踪品质部尽早按时完成整改和改进，以顺利得到客户的认可，早日拿到订单，实现销售。
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